Wszystkie materiały biblioteczne (książki, kasety, CD-ROMY), które trafiają do MiPBP najpierw kierowane są do działu gromadzenia. Tutaj są opracowywane pod względem formalnym i rzeczowym, przygotowywane są do nich karty katalogowe.
W dziale prowadzony jest katalog centralny, który zawiera wszystkie pozycje znajdujące się w poszczególnych placówkach. Dzięki temu katalogowi łatwo można się zorientować, czy dana pozycja jest dostępna w bibliotece, a jeśli tak, to w której filii.